Formation : Outlook 2019, être efficace avec les fonctions les plus utiles

Prendre en main Outlook

• Appréhender l’interface de travail, le ruban, le menu Backstage.
• Personnaliser la barre d’accès rapide et l’apparence des volets de lecture et de navigation.
• Comprendre le principe des boîtes de réception « prioritaire » et « autres ».
• Activer la boîte de réception « prioritaire » et modifier l’organisation de ses emails.
• Écouter ses emails.
• Composer et mettre en forme un message simple.
• Utiliser la saisie semi-automatique des adresses.

Travaux pratiques

Manipuler les outils Outlook. Personnaliser son interface. Créer un email simple.

Envoyer, recevoir et classer ses emails

• Identifier les symboles de la boîte de réception.
• Paramétrer les options d’un message et sa signature.
• Insérer et charger une pièce jointe, une signature, un lien HTML, un élément ou un objet.
• Insérez des icônes et fichiers graphiques vectoriels évolutifs (SVG, formes, modèle 3D…).
• Répondre et transférer à partir du volet de lecture.
• Marquer et afficher les messages lus, non lus.
• Classer, créer et gérer des dossiers. Utiliser les outils de recherche.
• Copier, déplacer, archiver et supprimer des messages.

Travaux pratiques

Créer un message, insérer un lien, une signature, des icônes et SVG. Répondre et transférer un message. Utiliser la barre de « recherche rapide » et les dossiers de recherche.

Maîtriser la gestion avancée de la messagerie

• Créer des règles de gestion automatique des messages.
• Utiliser les indicateurs de suivi et les codes couleurs.
• Maîtriser le gestionnaire d’absence avec messages ciblés.
• Nettoyer la boîte aux lettres.
• Connaître les fonctions rapides « QuickSteps ».
• Partager un dossier de messagerie.
• Corriger et vérifier l’accessibilité dans l’onglet « Révision ».

Travaux pratiques

Mettre en œuvre le gestionnaire d’absence. Mettre en forme conditionnelle des messages.

Gérer son calendrier, ses contacts, ses tâches et ses notes

• Personnaliser l’affichage du calendrier.
• Créer et gérer les contacts.
• Partager un calendrier.
• Planifier ses rendez-vous et réunions (rappel, invités, fuseaux horaires…).
• Élaborer et assigner une tâche.

Travaux pratiques

Organiser une réunion, modifier les fuseaux horaire. Créer et suivre une tâche. Créer un contact, une liste de distribution, envoyer un message à une liste.